Hulp bij het huishoudboekje

Een belangrijke eerste stap bij het streven naar financieel onafhankelijkheid is inzicht hebben de huidige inkomsten en uitgaven. Alleen dan is het mogelijk om bijvoorbeeld je “savingsrate” te berekenen of mogelijke besparingen te identificeren.

Wanneer men alleen of samen woont en je heb redelijk vaste inkomsten en uitgaven patroon, dan is dit vrij eenvoudig te doen achterop een bierviltje.  Bij een gezin van vier met kleine kinderen kan het wenselijk zijn om een huishoudboekje bij te houden.

Om dit voor mij zelf inzichtelijk te krijgen ben ik begonnen met een soort Winst & Verlies rekening in Excel.  Hierbij noteerde ik per maand de inkomsten en vaste uitgaven inclusief het geld wat we opzij zetten om te sparen. Het verschil tussen inkomsten – (vaste lasten + sparen) waren de variabele kosten.

Dit werkte goed  tot dat ik de uitgaven voor boodschappen van een enkele maand bij elkaar optelde. Maar liefst 602,05 euro was uitgegeven in een redelijk rustige januari maand. Dat viel tegen, want we dachten dat we altijd redelijk “met de hand op de knip” door de supermarkt gingen. En als de boodschappen onderschat werden, hoe zat dit dan met kleding, uitstapjes, restaurant bezoeken, enz? Geen idee! Het werd dus hoog tijd om een “ouderwets” huishoudboekje aan te leggen.

Welk huishoudboekje?

Een huishoudboekje hoeft al lang niet meer een ouderwets papieren variant te zijn. Excel kan, maar is bij veel transacties niet handig.  Een programma die automatisch banktransacties inlees is gewenst en hier zijn er meerdere van, zowel online als offline op je computer.

De consumentenbond heeft een mooi artikel over de verschillende digitale huishoudboekjes. Na het een en ander vergeleken te hebben, heb ik gekozen voor de betaalde versie van AFAS Personal Plus. Doorslaggevend was de mogelijkheid om meerdere rekeningen te koppelen, automatische importeerregels aan te maken en het duidelijke overzicht.

Importeren van transacties

AFAS Personal Plus importeert de banktransacties van alle Nederlandse banken. Daarnaast is er een Chrome of Firefox extensie om transacties automatisch van je bankrekeningen uit te lezen. Hiervoor moet je wel aangemeld zijn in AFAS en op de website van je bank.

Zodra je dit de eerste keer hebt gedaan begint het werk van het categoriseren van transacties. Vooral wanneer met terugwerkende kracht alle transacties zijn opgehaald is het een beste klus om alle transacties aan een categorie te koppelen. Doordat transacties soms een jaar oud zijn is het moeilijk te herinneren waar bepaalde uitgaven voor bestemd waren, met als gevolg dat de overzichten minder nauwkeurig zijn. Ik raad dan ook aan niet alle transacties in te lezen maar alleen de transacties van de afgelopen twee maanden. Of vanaf het begin van het jaar, mocht het jaar nog niet te ver verstreken zijn.

 

Bepalen van categorieën

Bij het categoriseren helpt AFAS je met eenvoudige filters, groeperen van soortgelijke transacties en door eenvoudig nieuwe categorieën aan te kunnen maken.

Vooral in het begin is het soms lastig te bepalen hoe transacties het beste gecategoriseerd kunnen worden. Deze categorieën bepalen uiteindelijk de mate van gedetailleerdheid van je huishoudboekje. Te veel categorieën maakt het onoverzichtelijk de kans op fouten groter. Bij te weinig detail ontbreekt mogelijk het inzicht.

Gelukkig is AFAS flexibel in het aanmaken, bewerken en opnieuw toewijzen van categorieën. Dus wees niet bang en begin gewoon. Het is later altijd nog te wijzigen.

Gebruik van labels

In AFAS is het mogelijk om naast een categorie ook een label toe te kennen. In het begin ging ik hier de mist mee in door te denken dat dit als opmerking veld gebruikt kon worden. Dat kan ook, maar hiervoor is het niet bedoeld :-). Je gebruikt een label wanneer je over de categorieën heen bepaalde transacties wilt verzamelen.

Waar ik het voornamelijk voor gebruik zijn vakanties. Voorheen zat ik altijd te twijfelen of het uit eten tijdens de vakantie onder categorie “Uit eten” viel of “Vakantie”. Met een label is dit opgelost. De categorie is “Uit eten” en label “Frankrijk2018”. Ik gebruik bewust geen “Vakantie” om zo de (eventueel) verschillende vakantie kosten uit elkaar te houden.

In het overzicht van uitgaven is eenvoudig te filteren op “Frankrijk2018” zodat alle kosten voor de vakantie bij elkaar staan.

 

Automatische import regels

Op een gegeven moment herkent AFAS transacties en zal ze automatisch toewijzen aan de juiste categorie. Mocht dit niet automatisch gaan, is er nog de mogelijkheid om een automatische importregel aan te maken.

Met een dergelijke regel geeft men een aantal criteria op waar een transactie aan moet voldoen en welke actie (toewijzen aan een categorie) er uitgevoerd moet worden. Door deze regels te gebruiken wordt het nog gemakkelijker om maandelijks de transacties in te lezen en te categoriseren.

Budgetten

AFAS maakt het mogelijk om budgetten in te stellen per categorie. Deze gebruiken we tweeledig. Ten eerste is met een budgetwaarde eenvoudig vast te stellen  of de afschrijvingen van vaste kosten wel kloppen, want bij afwijkingen valt dit direct op. Anderzijds ziet men bij variabele kosten direct wanneer er grote uitschieters zijn t.o.v. de verwachte kosten. Vaak zijn dit de kosten waarop bespaard kan worden.

 

Conclusie

Uiteindelijk moet het bijhouden van een huishoudboekje ook daadwerkelijk resulteren in meer inzicht en kostenbesparingen. Ik gebruik AFAS nu een klein jaar om inzicht te verschaffen en hierdoor hebben we toch redelijk wat besparingen weten te realiseren.

Vooral op de boodschappen zijn we een stuk kritischer geworden. Het is lastig te zeggen wat dit bespaard heeft, maar we weten nu wel vaker de maandelijkse boodschappen te beperken tot 400 euro. Ook de uitgaven aan kleding voor ons en de kinderen was een eye opener.  Verder zijn we van plan om aankomende vakantie dichter bij huis te vieren, want de reiskosten van afgelopen vakantie bedroegen meer dan 20% van de totale kosten.

Voor een goed overzicht is het wel belangrijk dat opnames uit geldautomaten tot een minimum beperkt wordt. Uit ervaring weet ik dat het achteraf lastig om te bepalen is waar dit contant geld aan opgegaan is. Wij pinnen tegenwoordig dan ook alles tenzij het echt niet anders kan.

Dit vind je misschien ook leuk...

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *